ご検討は、ハイブリッド（現地とZoom）開催でしょうか

開催仕様を現地開催とオンライン参加と併用することは、2020年夏のコロナ禍から多く増加してきました。

Zoomを活用した講演・出席・質疑は非常に便利です。研究者にとって、旅費の削減に加え「休暇申請」「出張申請」などの事務手続きの負担も軽減され、日常業務の合間にも参加できます。これにより参加者の選択肢が広がり、多くの研究者が柔軟に参加できるようになります。さらに、参加者の反応が把握しやすく、多様な視点を共有できるのも大きな利点になりました。

大きなメリットは、参加者が参加方法を選択できるため、多様なニーズに対応が可能です。

遠方の参加希望者は、インターネット環境とパソコンがあればどこからでも参加できます。

自宅では落ち着いて参加できない場合や、Zoom利用に不安がある場合にも対応できます。
また、オンライン参加に不安がある方は、現地参加も選択可能です。

現地開催とオンライン参加、２通りの参加方式を用意することで、出席者の増加にもつながります。

国際情勢や国内天候などで、講演者の出席が変更されたり、開催直前に中止となる場合でも、すぐにオンライン開催へ切り替えられます。
参加者の反応を確認しながらの発表は、ダイナミックです。
大規模学会を小規模な会議施設にて開催でき、現地参加者を減らしてオンライン参加者を増やすことが可能です。
会場の規模を小さくできるため、現地開催に限定せず効率的な運営が可能です。会場探しや施設費用も削減されます。

しかし、オペレーションが複雑になる不安も考えられます。

現地開催とオンライン開催の両方に対応するため、事前準備から当日の進行までの管理や機材・備品準備、人員配置が複雑化します。
配信トラブルのリスクがあります。
　　　音声途切れ、ハウリング、映像フリーズなど。

この対応には追加の人件費や機材費がかかり、現地開催だけよりもコストは増加します。
　　　当日の人員確保が必要です。大学の学生ボランティアなど、十分な人員を事前に確保しておく必要があります。
　　　オンラインでも、配信トラブル時の緊急対応スタッフを準備しておく必要があります。

2020年３月からの「コロナ禍」４年間にて、たくさんの経験と多くの知識を学びました。ぜひご相談ください。